Pertemuan III Sistem Berkas

F. Klasifikasi Data
1. Kelompok data tetap adalah kelompok data yang tidak berubah dalam waktu yang lama
2. Kelompok data tidak tetap adalah kelompok data yang mengalami perubahan dalam waktu rutin
3. Kelompok Data yang bertambah menurut waktu adalah akumulasi dari kelompok data tetap dan  tidak tetap

 Klasifikasi File
1. Master File

•         Adalah file yang berisi data yang relatif tetap.

     Contoh :

     Organisasi sebuah pabrik :             *  Payroll Master File

                                                            *  Customer Master File

                                                            *  Personnel Master File

                                                            *  Inventory Master FIle

•         Ada 2 jenis Master File :

            1. Reference Master File;

                File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.

                Contoh :

                     Berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan

              alamat.

            2. Dynamic Master File;

                File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun

         waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.

         Contoh :

              Berkas stock barang

              Berkas pemesanan tempat duduk

2. . TRANSACTION FILE

      Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-  

      record yang ada pada master file.

      Meng-update dapat berupa :

      Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

3. REPORT FILE

     Adalah file yang berisi data yang dibuat untuk laporan / keperluan user. File tersebut dapat

     dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

4. WORK FILE

    Merupakan file sementara dalam sistem. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan    

    data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu   

    proses sortir.

5. PROGRAM FILE

    Adalah file yang berisi instruksi-instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada  

    file lain / pada memori utama. Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi

    (COBOL, FORTRAN, BASIC, dan lain-lain), bahasa assembler dan bahasa mesin.

6. TEXT FILE

    Adalah file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah  

    text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.

7. DUMP FILE

    Adalah file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang

    kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program  

    yang mengalami kekeliruan.

8. LIBRARY FILE

    Adalah file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau   

    program lainnya.

9. HISTORY FILE

    File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file.

    File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai   

    dengan kegiatan yang terjadi.

Gambar di bawah ini menunjukkan system flow diagram dari suatu sistem penggajian sementara untuk menghasilkan paycheck berdasarkan timecard dan payroll information.

Tabel dibawah ini menunjukkan klasifikasi file dari sistem flow diagram.

FILE	FUNGSI
Time cards Sort Program Sort Work File Sorted – Time Cards Payroll Master Pay Record Update Program Reject Time Cards Pay Check Detail Reconciliation Detail List Utility Program Reject Report Paycheck Writer Program Pay Checks Reconciliation Report Writer Program Reconciliation Report	Transaction Program Work Transaction Master Program Work Work Work Program Report Program Report Program Report

Model Akses File

Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu :

1. INPUT FILE;

    Adalah file yang hanya dapat dibaca dengan program.

    Contoh :

    Transaction file merupakan input file untuk meng-update program

     Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler

2. OUTPUT FILE;

    Adalah file yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat

    dengan program.

    Contoh :

    Report file merupakan output dari program yang meng-update master file.

    Program file yang berupa object code merupakan output file dari program

    compiler.

3. INPUT / OUTPUT FILE;

    Adalah file yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program.

    Contoh :

    Master File (Berkas Induk)

    Work File dengan sort program (Berkas Kerja)

Organisasi File
Adalah suatu teknik atau cara yang digunakan menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1. Sequential

   Adalah cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record record dalam

   sebuah berkas.

   Dalam organisasi berkas sequential pada waktu record ini dibuat, record record  

   direkam secara berurutan.

   Contoh : Lagu yang ada di kaset.

             

2. Relative
    a. Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan.
    b. Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key
    c. Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif.
    d. Tidak perlu mengakses record secara berurutan (consecutive)
    e. Sebaiknya di simpan dalam Direct Access Storage Device (DASD), seperti   

        magnetic disk/drum.
        Contoh : Lagu yang ada pada CD (Compact Disk)

3. Indexed Sequential 

    Adalah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record  yang

   membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan 

   nilai key.

    Contoh : Mencari arti kata dalam kamus.

4. Multi Key

    Adalah organisasi yang dapat mempunyai sebuah file yang di akses dengan banyak

    cara.

    Contoh : sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.

Ada 2 cara untuk mengakses tempat teknik dasar organisasi file, yaitu :

1. Direct Access 

   Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record    

   yang ada.

   Contoh : Magnetic Disk

2. Sequential Access

   Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di  

   depannya.

   Contoh : Magnetic Tape

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :

1.      Direct Access

       Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang 

       ada.

       Contoh : Magnetic Disk.

2.      Sequential Access

              Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di   

              depannya.

 Contoh : Magnetic Tape

Secara umum dapat disimpulkan :

•          Untuk master file dan program file kita dapat melakukan created, update, retrieval from  

        dan  maintenanced.

•          Untuk work file kita dapat melakukan created, update dan retrieved from tapi tidak dapat  

        kita maintenanced.

•          Untuk report file umumnya tidak di-update, retrieve from atau maintenanced.

•          Untuk transaction file, umumnya hanya dapat di created dan digunakan untuk sekali proses.